Allgemeine Geschäftsbedingungen der Himmelsbach, Koch & Schick GbR (ThinkUp-AI)

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Himmelsbach, Koch & Schick GbR, handelnd unter der Bezeichnung ThinkUp-AI, Alemannenstraße 7, 78628 Rottweil (nachfolgend „Anbieter"), und ihren Kunden über die Konzeption, Entwicklung, Einrichtung, Integration, Bereitstellung, Betreuung, Wartung und Optimierung von KI-gestützten Automatisierungen, Terminbuchungssystemen, Kommunikationslösungen über WhatsApp, Instagram, Telefon und weitere Kanäle sowie damit zusammenhängenden Leistungen.

1.2 Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts sowie öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Verbrauchern gegenüber werden keine Leistungen erbracht.

1.3 Abweichende oder entgegenstehende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, sofern der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

1.4 Individuelle Vereinbarungen und Angebote gehen diesen AGB vor.

2. Vertragsschluss

2.1 Angebote des Anbieters sind freibleibend und unverbindlich, sofern nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet.

2.2 Ein Vertrag kommt zustande durch: (a) schriftliche oder digitale Auftragsbestätigung, (b) Unterzeichnung eines Angebots oder Vertrags, (c) Beginn der Leistungserbringung auf Wunsch des Kunden oder (d) Zahlung der vereinbarten Vergütung.

2.3 Maßgeblich für Leistungsumfang und Konditionen ist das jeweilige Angebot oder die Leistungsbeschreibung, ergänzend diese AGB.

3. Leistungsumfang

3.1 Gegenstand des Vertrages sind die im jeweiligen Angebot konkret bezeichneten Leistungen. Diese können insbesondere umfassen:

• Analyse bestehender Kommunikations- und Buchungsprozesse
• Konzeption und technische Einrichtung von KI-Agenten für WhatsApp, Instagram, Telefon und Webseite
• Konfiguration von Terminbuchungs- und Kalender-Workflows
• Anbindung von Drittanbieter-Systemen (CRM, Kalender, APIs)
• Einrichtung von FAQ-, Lead- und Supportprozessen
• Bereitstellung und technische Integration von Chat-Widgets, die per iFrame oder per Einbindungs-Skript auf der Webseite des Kunden eingebettet werden (eingebettete Chat-Fenster)
• Bereitstellung eines passwortgeschützten Kundenbereichs (Verwaltungszugang) zur Selbstverwaltung von Wissensbasis, Leistungen, Öffnungszeiten, Kalender, Analytics, Eskalationen und Kontakten
• Laufende Betreuung, Wartung und Optimierung

3.2 Soweit nicht ausdrücklich vereinbart, schuldet der Anbieter keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, insbesondere keine garantierte Anzahl von Buchungen, Leads, Terminen oder Umsätzen.

3.3 Öffentliche Darstellungen auf der Webseite oder in Präsentationen (z. B. Ergebnisbeispiele) werden nur Vertragsbestandteil, wenn sie ausdrücklich in das Angebot aufgenommen wurden.

3.4 Leistungen werden, soweit nicht ausdrücklich ein werkvertraglicher Erfolg vereinbart ist, als Dienstleistungen erbracht.

4. Mitwirkungspflichten des Kunden

4.1 Der Kunde stellt alle zur Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Zugangsdaten, API-Keys, Konten, Terminregeln, Inhalte und Freigaben vollständig, richtig und rechtzeitig zur Verfügung.

4.2 Der Kunde ist verpflichtet, bereitgestellte Zwischenstände, Konfigurationen und Workflows unverzüglich zu prüfen und Änderungsbedarfe konkret mitzuteilen.

4.3 Der Kunde stellt sicher, dass er zur Nutzung eingebrachter Inhalte, Konten, Marken, Telefonnummern und Daten rechtlich berechtigt ist.

4.4 Kommt der Kunde Mitwirkungspflichten nicht nach, verlängern sich vereinbarte Fristen angemessen. Entstehender Mehraufwand kann gesondert vergütet werden.

4.5 Der Anbieter ist berechtigt, Leistungen vorübergehend auszusetzen, wenn erforderliche Mitwirkungshandlungen trotz Aufforderung ausbleiben.

4.6 WhatsApp-Kommunikation: Sofern KI-gestützte WhatsApp-Kommunikation eingesetzt wird, ist der Kunde verantwortlich dafür, dass Endnutzer vor dem erstmaligen Kontakt eine wirksame Einwilligung (Opt-In) gemäß den WhatsApp Business-Nutzungsbedingungen und den anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften erteilt haben. Der Kunde stellt den Nachweis dieser Einwilligungen auf Anfrage zur Verfügung.

4.7 Datenschutzinformation auf der Kunden-Webseite: Der Kunde verpflichtet sich, seine eigene Datenschutzerklärung vor Inbetriebnahme des Chat-Widgets oder anderer Leistungen des Anbieters entsprechend zu ergänzen. Insbesondere ist darüber zu informieren, dass Nachrichten über ein System des Anbieters (ThinkUp-AI als Auftragsverarbeiter) verarbeitet, an KI-Sprachmodelle übermittelt und in der EU sowie ggf. in Drittländern (USA) mit geeigneten Garantien (Standarddatenschutzklauseln) verarbeitet werden. Der Anbieter kann hierfür auf Anfrage einen Textvorschlag bereitstellen.

5. Drittanbieter und Fremdsysteme

5.1 Leistungen des Anbieters können von Drittanbietersystemen abhängen, insbesondere WhatsApp Business API, Instagram API, Telefonie-Anbietern, Kalender- und CRM-Systemen sowie KI-Modellen Dritter.

5.2 Der Anbieter schuldet nicht die dauerhafte Verfügbarkeit oder Unveränderlichkeit solcher Systeme. Änderungen, Einschränkungen, Policy-Änderungen oder Abschaltungen durch Drittanbieter liegen außerhalb seines Einflussbereichs.

5.3 Anpassungen, die infolge solcher Drittanbieter-Änderungen erforderlich werden, sind, sofern nicht anders vereinbart, gesondert zu vergüten.

5.4 Der Anbieter haftet nicht für Störungen oder Einschränkungen, die auf Drittanbietersysteme oder externe Plattformentscheidungen zurückzuführen sind.

6. KI-gestützte Systeme und automatisierte Kommunikation

6.1 Dem Kunden ist bekannt, dass KI-gestützte Systeme trotz sorgfältiger Konfiguration fehlerhafte, unvollständige oder unerwartete Ausgaben erzeugen können.

6.2 Der Anbieter schuldet keine vollständige Fehlerfreiheit jeder einzelnen Ausgabe und keine rechtlich oder wirtschaftlich zutreffende Kommunikation in jedem Einzelfall.

6.3 Der Kunde ist verantwortlich für die sachliche Richtigkeit und rechtliche Zulässigkeit der von ihm bereitgestellten Inhalte, Regeln und FAQ-Texte.

6.4 Der Kunde hat produktiv eingesetzte Systeme vor dem Echtbetrieb angemessen zu prüfen und freizugeben.

6.5 Der Anbieter übernimmt keine Verantwortung für unternehmerische Entscheidungen oder geschäftliche Folgen automatisierter Kommunikation, soweit diese nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters beruhen.

7. Termine und Abstimmungen

7.1 Vereinbarte Beratungs-, Abstimmungs- und Einrichtungstermine sind verbindlich.

7.2 Absagen sind bis 24 Stunden vor dem Termin kostenfrei möglich.

7.3 Bei späterer Absage, Nichterscheinen oder Nichtdurchführbarkeit aufgrund unterlassener Mitwirkung ist der Anbieter berechtigt, 50 % der für den Termin angesetzten Vergütung als Ausfallpauschale zu berechnen. Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

8. Vergütung und Zahlung

8.1 Es gelten die im jeweiligen Angebot vereinbarten Vergütungen.

8.2 Einmalige Setup- und Einrichtungsvergütungen sind mit Rechnungsstellung sofort fällig, sofern nicht abweichend vereinbart.

8.3 Für die anfängliche Vertragslaufzeit kann eine Vorauszahlung der laufenden Vergütung vereinbart werden.

8.4 Laufende monatliche Vergütungen sind, sofern nicht abweichend vereinbart, monatlich im Voraus, spätestens bis zum 3. Werktag des Abrechnungsmonats zu zahlen.

8.5 Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

8.6 Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Ankündigung Leistungen auszusetzen oder Zugänge zu sperren.

9. Laufzeit und Kündigung

9.1 Laufende Leistungen werden, sofern nicht abweichend vereinbart, mit einer Mindestlaufzeit von 6 Monaten geschlossen.

9.2 Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag jeweils um einen Monat, sofern er nicht mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird.

9.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei: (a) anhaltendem Zahlungsverzug trotz Mahnung, (b) nachhaltiger Verweigerung erforderlicher Mitwirkung, (c) rechtswidrigem oder vertragswidrigem Einsatz der Leistungen.

10. Änderungswünsche und Zusatzleistungen

10.1 Änderungswünsche nach Vertragsschluss, z. B. zusätzliche Kanäle, Integrationen oder Workflow-Erweiterungen, bedürfen einer gesonderten Beauftragung und Vergütungsvereinbarung.

10.2 Der Anbieter ist nicht verpflichtet, solche Wünsche ohne gesonderte Beauftragung umzusetzen.

11. Abnahme bei werkvertraglichen Leistungen

11.1 Sofern ausdrücklich eine werkvertragliche Leistung vereinbart ist, hat der Kunde diese unverzüglich nach Bereitstellung zu prüfen.

11.2 Die Abnahme gilt als erteilt, wenn der Kunde nicht innerhalb von 7 Werktagen in Textform wesentliche Mängel konkret benennt.

11.3 Die produktive Inbetriebnahme gilt ebenfalls als Abnahme, sofern dabei keine wesentlichen Mängel angezeigt werden.

12. Rechte an Arbeitsergebnissen

12.1 Mit vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung erhält der Kunde ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an den für ihn erstellten, individualisierten Konfigurationen, Workflows und Inhalten für den eigenen Geschäftsbetrieb.

12.2 Allgemeine Konzepte, Methoden, Frameworks, Systeme und Vorlagen verbleiben beim Anbieter.

12.3 Bei vorzeitiger Vertragsbeendigung durch den Kunden besteht kein Anspruch auf Herausgabe nicht fertiggestellter Arbeitsergebnisse.

13. Haftung

13.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.

13.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

13.3 Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Buchungen oder Umsatzausfälle ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

13.4 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei zwingend gesetzlicher Haftung, insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz.

14. Datenschutz und Vertraulichkeit

14.1 Beide Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO.

14.2 Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, wird eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) abgeschlossen. Ohne wirksamen AVV werden keine personenbezogenen Daten im Auftrag verarbeitet.

14.3 Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei nicht an Dritte weiterzugeben. Diese Pflicht gilt über das Vertragsende hinaus.

14.4 Verarbeitete Datenkategorien: Im Rahmen der Leistungserbringung werden typischerweise folgende Datenkategorien verarbeitet: Inhalte von Chat-Nachrichten (Freitext), technische Sitzungskennung (Session-ID), Zeitstempel der Anfragen sowie, bei WhatsApp-Integration, die Mobilfunknummer des Endnutzers. Sofern ein Terminbuchungs- oder Kontaktprozess genutzt wird, werden zusätzlich die vom Endnutzer angegebenen Kontakt- und Termindaten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie gewünschte Leistung und Terminzeit) zur Durchführung der Terminvereinbarung verarbeitet und im Kundenbereich des Kunden gespeichert. Darüber hinausgehende Stammdaten werden nicht systematisch erhoben, sofern der Endnutzer diese nicht freiwillig im Nachrichtentext übermittelt.

14.5 Speicherdauer: Verarbeitete Nachrichteninhalte und Protokolldaten werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.

14.6 Sub-Auftragsverarbeiter: Der Anbieter setzt für die Leistungserbringung folgende Unterauftragsverarbeiter ein:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Serverinfrastruktur und Self-Hosted-Automation (n8n)
• Supabase Inc. (Irland/EU) – Datenbankdienste
• OpenAI Ireland Ltd. (USA, Übermittlung auf Basis von EU-Standarddatenschutzklauseln) – KI-Sprachmodelle
• Google LLC / Google Ireland Ltd. (USA/EU, Übermittlung auf Basis von EU-Standarddatenschutzklauseln) – KI-Dienste (z. B. Gemini)
• Vercel Inc. (Frankfurt, Deutschland) – Hosting der Webanwendung
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland) – WhatsApp Business API
• ALL-INKL.COM / New Dream Network GmbH (Deutschland) – E-Mail-Dienste

Bei Übermittlungen in Drittländer (USA) werden geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO in Form von EU-Standarddatenschutzklauseln (SCC) eingesetzt. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

14.7 Eingebettete Chat-Widgets (iFrame-Integration): Sofern der Anbieter ein Chat-Widget bereitstellt, das durch Einbettung per iFrame auf der Webseite des Kunden betrieben wird, gilt: (a) Die Verarbeitung erfolgt auf Infrastruktur des Anbieters; der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher gegenüber seinen Endnutzern. (b) Der Anbieter handelt insoweit als Auftragsverarbeiter gemäß dem gesondert abzuschließenden AVV. (c) Der Kunde ist verpflichtet, Endnutzer seiner Webseite datenschutzkonform über den Einsatz des Widgets zu informieren und ggf. die erforderliche Einwilligung einzuholen.

14.8 Kundenbereich (Verwaltungszugang): Für den Betrieb des Kundenbereichs verarbeitet der Anbieter Konto- und Zugangsdaten des Kunden (z. B. E-Mail-Adresse, Passwort in gehashter Form, Sitzungsdaten) zur Bereitstellung des Zugangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die im Kundenbereich gespeicherten Endkunden- und Betriebsdaten (insbesondere Kundenstamm mit Kontaktdaten, Buchungen, Nachrichtenverläufe sowie Auswertungen/Analytics) verarbeitet der Anbieter ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden; datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Daten ist der Kunde. Grundlage ist der gesondert abzuschließende Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 14.2).

15. Referenznennung

15.1 Der Anbieter ist berechtigt, den Namen und die Branche des Kunden als Referenz zu benennen, sofern der Kunde nicht ausdrücklich widerspricht.

16. Kundenbereich und Verwaltungszugang

16.1 Sofern vereinbart, stellt der Anbieter dem Kunden einen passwortgeschützten Kundenbereich (Verwaltungszugang) zur Verfügung, über den der Kunde seinen Agenten selbst verwalten kann – insbesondere Wissensbasis, Leistungen, Öffnungszeiten, Kalender, Analytics, Eskalationen und Kontakte.

16.2 Die Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht unbefugt an Dritte weitergegeben werden. Der Kunde ist für alle Handlungen verantwortlich, die über seinen Zugang vorgenommen werden, und teilt dem Anbieter einen Verdacht auf Missbrauch unverzüglich mit.

16.3 Der Anbieter schuldet keine ununterbrochene Verfügbarkeit des Kundenbereichs. Wartungsarbeiten, Weiterentwicklungen sowie Störungen bei Drittanbietern (vgl. Ziffer 5) können zu vorübergehenden Einschränkungen führen.

16.4 Für die im Kundenbereich verarbeiteten personenbezogenen Daten gilt Ziffer 14. Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die dort gespeicherten Endkundendaten; der Anbieter handelt insoweit als Auftragsverarbeiter.

16.5 Das Nutzungsrecht am Kundenbereich endet mit Beendigung des Vertrages. Sofern vereinbart, räumt der Anbieter dem Kunden vor einer Löschung eine angemessene Möglichkeit zum Export der von ihm eingestellten Inhalte ein.

17. Schlussbestimmungen

17.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

17.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Rottweil, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

17.3 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung gilt als durch eine wirksame ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Klausel am nächsten kommt.

17.4 Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Formerfordernisses.